社会责任管理体系应该是一个文件化的体系。社会责任管理体系文件是公司为了实施社会责任管理而编写的，系统化的和规范化的所有文件的总称。建立管理体系的过程就是公司结合自身性质和特点，将标准要求转化为具体的社会责任管理体系文件的过程。按照标准建立的体系文件是公司实施社会责任管理的规范。

参照ISO10013《质量手册编写指南》附录A的描述，社会责任管理体系的文件结构也可分为三个层次，即：

（1） 管理手册（A层次）

（2） 程序文件（B层次）

（3） 作业指导书和记录（C层次）

它们的关系如下所示。各层次的社会责任体系文件应与第一层次的社会责任手册内容对应一致。各公司可以根据自身的规模大小和实际情况划分体系文件的层次，不一定都需要三个层次。

管理手册（A层次）：根据SA8000标准和规定的SA8000管理方针、目标来描述SA8000体系；

程序文件（B层次）：描述实施体系要素所涉及的各个职能部门的活动；

作业文件（C层次）：详细的工作文件（表格、报告、作业文件，作业指导书、记录等）。

SA8000标准并没有明确要求公司编写社会责任管理手册，公司可以根据自身特点和需要编写管理手册。对于社会责任管理基础比较薄弱的公司，单独编写社会责任管理手册有利于突出重点，强化社会责任管理，等到公司社会责任管理走上正轨后，逐步同其它管理体系整合在一起，实现多种管理体系的一体化。

由于社会责任管理体系文件的多层次性，在编写体系文件时应注意以下几个问题：

1.1 系统性

体系文件反映了公司社会责任管理的特征，对与社会责任相关活动的技术、管理和人员等因素的控制作出了规定。体系文件的各层次间，文件与文件之间应做到层次清楚、接口明确、结构合理、协调有序。在编写社会责任管理体系文件时，各层次文件应涉及社会责任管理体系一个逻辑上独立的部分，应从公司社会责任管理体系的整体出发，统一规划、协调进行。

1.2 权威性

体系文件是公司实施社会责任管理和保证社会责任因素得到控制的行为准则，体系文件应遵循SA8000标准要求、国家有关法律法规及其他的要求。社会责任管理体系文件经公司最高管理者批准发布后，就成为公司必须执行的内部法规性文件，是指导公司一切活动的行为规范和实施审核的依据之一。

1.3 见证性

社会责任管理体系文件可以作为客观证据以向公司管理者、向利益相关者、向第三方认证机构证实公司社会责任管理体系的运行情况。例如，对内部审核或外部审核来说，社会责任管理体系程序文件可作为下列方面的客观证据：

（1） 社会责任因素已被识别、重要性已经评价；

（2） 有关活动的程序已被确定并得到批准；

（3） 有关活动处于全面监督之下；

（4） 程序文件更改处于受控状态。

1.4 适用性

社会责任管理体系文件应充分反映出公司活动的特点、公司规模、社会责任因素的类别、技术水平以及人员素质等因素。社会责任问题同时也是一个发展的问题，随着科学技术的进步、法律法规要求的强化，社会责任管理体系也反映出动态特性。为了达到持续改进的目的，确保体系的持续适宜性、充分性和有效性，必须充分考虑到社会责任管理体系需要不断跟踪法律法规要求及企业发展带来的新变化。

1.5 符合性

社会责任管理体系文件内容应符合标准的要求，充分体现出"标准要求的要写到、写到的要做到、做到的要有效"。草拟的文件应经过充分的讨论和评审，以具备可操作性，并反映公司社会责任管理活动的客观需求。

  体系文件编写的步骤与技巧

2.1 体系文件编写的步骤

每个公司由于管理水平和人员素质各不相同，编写体系文件的步骤可能各不相同，一般可以按以下步骤进行。

（1） 根据公司需要，开展初始评审，识别社会责任因素及重大社会责任因素，制订重大社会责任因素清单，编写社会责任初始评审报告。

（2） 根据社会责任政策、重大社会责任因素及技术经济可行性，确定目标、指标和管理方案。

（3） 根据SA8000标准要求编写程序，其中标有*的为标准要求的程序。

a) 法律法规及其他要求获取和更新程序；

b) 管理评审程序；

c) 员工培训程序；

d) *对内对外沟通程序；

e) 文件记录管理程序；

f) 应急反应与准备程序；

g) 运行监督程序；

h) 不符合项、补救及纠正行动管理程序；

i) 内部审核程序；

j) *童工救济行动程序；

k) *童工和未成年工教育程序；

l) *安全卫生管理体系；

m) 危害识别、风险评价与风险控制程序；

n) *供应商控制程序。

（4） 策划运行控制程序和作业指导书。应注意，为了确保重大社会责任因素，特别是重大安全卫生因素受到控制，避免发生重大劳动纠纷，减少工伤事故和职业病，应对每一个重大社会责任因素建立适当的管理方案和运行控制程序。

（5） 将上述各程序规定的部门职责，经补充完善后，提炼到管理手册相应的条款中。

（6） 将上述各程序规定的主要内容，提纲挚领地提炼到管理手册对应的要素中。

（7） 最后编写没有程序支持的管理手册中的要素，此部分应写得详细一些。

2.2 体系文件编写的技巧

编写社会责任管理体系文件可以按以下六条主线分头编写，一条线一个小组，每一条线中的手册、程序和作业指导书乃至记录格式都包含在内，这样可以避免前后重复和矛盾。

（１） 第一条线：童工和未成年工

（２） 第二条线：强迫劳动、歧视和惩罚性措施

（３） 第三条线：工作时间和工资报酬

（４） 第四条线：安全卫生

（５） 第五条线：结社自由和集体谈判权

（６） 第六条线：管理体系及供应商控制

编写社会责任管理体系文件也可采取如下的编写方式：

（1） 自上而下依序展开方式。即按政策、管理手册、程序文件、作业文件和记录的顺序编写，这样有利于上一层次文件与下一层次文件的衔接，但对文件编写人员的素质要求较高，文件编写所需时间较长，且可能需要反复修改。

（2） 自下而上的编写方式。即按基础性作业文件、程序文件、管理手册的顺序编写，这种方法适用于管理基础较好的公司，若如无总体规划容易出现混乱。

（3） 从程序文件开始，向两边扩展的编写方式。即先编写程序文件，再编写管理手册和基础性作业文件。从分析活动、确定活动程序开始，将SA8000标准要求与公司实际紧密结合，可缩短文件编写时间。