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BSCI验厂工厂未对离职员工进行管理

作者:中国验厂联盟 文章来源:浙江验厂咨询    【设为首页】【 加入收藏】

 

  BSCI验厂程序认证中发现好多工厂未对离职员工进行管理,超网顾问提醒各位供应商必须要有合适的程序,收回终止雇佣关系的员工的身份证件,其进入厂区和使用电脑系统的权限。

  合规重要性

  终止雇佣关系的员工,尤其是非自愿离职或前往供应商竞争对手公司工作的员工,必须要小心处理,保护好供应商的知识资产和实物资产。

  在此类员工离开工厂场所前,必须要收回供应商发放的所有物品,并由一名指定 HR 代表或经理记录存档。  此类物品包括供应商发放的车辆/钥匙、身份识别卡、名片、办公室/桌子/柜子的钥匙、信用卡、笔记本电脑、手机、工具、制服或任何其他保存在该员工办公室/桌子/柜子内的公司文件。   这一点对贵重物品和涉及安全的物品尤为重要,如汽车、计算机、手机、钥匙及身份证件;此类物品的归还应记录到该员工的个人档案中,并由其签字确认。

  如果该名员工曾经了解供应商的保险箱、银行保险柜或其他重要物件的开锁密钥/密码,供应商必须确保已更改所有上述物件的开锁密钥/密码,以保护供应商资产。

  为确保员工已归还所有必要物品,鼓励供应商制订政策并建立程序,规范离职手续,包括管理员工归还物品以及当员工未归还物品时应采取的行动的规定。 将该政策和程序告知所有员工,并对指派来负责办理离职手续的 HR 代表或经理进行培训。

  如果恰逢离职当日发放离职工资,则供应商应该准备一张离职工资收据,并让该名员工签字确认。

  离职当天,IT 代表必须禁用该名员工的用户身份及密码,确保该名员工在离职的同时无权限访问 IT 系统。

  最终离职文件,包括收回物品的清单,应存入到该名员工的个人档案中。  终止雇佣关系的员工的个人档案应就地保存至少 12 个月,或者根据当地法律的要求保存更长时间。

  纠正措施步骤:

  供应商应定期进行内部审核,确保供应商的政策和程序得到了遵守,如果发现有任何违反规定/有所背离的行为。

  制订政策并建立程序(需包括上述所列建议),规范离职手续。

  将该政策和程序告知所有员工,并对将负责办理离职手续的 HR 代表或经理进行培训。

  在所有终止雇佣关系的情况中,该 HR 代表或指定的经理必须根据政策和程序,办理该名员工的离职手续。

  确保 IT 代表立即禁用离职员工的用户身份及密码。

  应确定根本原因并实行纠正措施。

  纠正措施所需证明:

  定期进行内部审计以及实施纠正措施的证明。

  员工离职手续相关政策和程序的副本。

  收回雇佣关系终止/离职员工物品的示例清单。

 




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